De acuerdo a datos de la SEMARNAT, solo en México se utilizan al año más de 2.5 millones de toneladas de papel y cartón, y si recicláramos solo la mitad, podríamos salvar más de 17 millones de árboles, lo suficiente para poblar más de cinco bosques enteros. Es aquí donde las empresas pueden sumarse a reducir el impacto ambiental, con una tendencia llamada Cero papel, donde se reduce el uso de este material y con ello, la huella de carborno en la empresa.
¿Qué es una política cero papel?
El cero papel o paper-free, es una estrategia donde se busca minimizar o eliminar el uso de papel en las operaciones administrativas de la empresa, promoviendo la digitalización de documentos y el uso de aplicaciones o programas para la gestión de información, como las firmas electrónicas, las herramientas de colaboración en línea (Asana, Clickup, Daily, etc) o los sistemas ERP (SAP).
Beneficios de la política cero papel
Reducción de costos
Al eliminar la necesidad de papel, impresoras, tintas y almacenamiento físico, las empresas pueden reducir significativamente sus gastos operativos.
Agiliza los procesos de producción
El personal ya no desperdiciará tiempo buscando documentos entre carpetas o cajones (o entre la basura), con ello se agilizan los procesos.
Disminuye costos de almacenamiento
La organización reducirá los espacios destinados para archivo muerto o el gasto en bodegas para resguardo de documentos.
Mejora la reputación de la empresa
La disminución del impacto ambiental es uno de los compromisos más valorados por los compradores, las políticas de cero papel ayudan a mejorar la percepción de las marcas.
Cómo implementar una política cero papel
Digitalización de documentos: El primer paso es digitalizar todos los documentos físicos existentes. Esto puede implicar el uso de escáneres para convertir documentos en papel a formatos digitales como PDF. Además, es esencial clasificar y organizar estos archivos digitales en un sistema de gestión de documentos (DMS) que permita el acceso fácil y seguro..
Firmas digitales: eliminan la necesidad de imprimir documentos para obtener firmas y ofrecen un nivel adicional de seguridad adicional para los documentos.
Reglamentos internos: se debe capacitar a los empleados sobre cómo utilizar las nuevas herramientas de gestión de documentos y mejorar los procesos para que, de forma gradual, se disminuya el uso de papel. Se comienza con pequeñas iniciativas, como pedir que en las juntas nadie tome nota en papel y se escala hacia las más grandes como la digitalización total.
Existen plataformas como Microsoft Teams, Slack, y Google Workspace que permiten a los empleados colaborar en tiempo real sin necesidad de imprimir documentos. Estas herramientas no solo facilitan la colaboración, sino que también mejoran la productividad y reducen la dependencia del papel
¿Qué hacer con los documentos que sí deben imprimirse?
Existen documentos que deben estar impresos y mantenerse a la mano en forma de archivos, como los expedientes de ciertos clientes, los contratos o las copias de facturas o pagos, todos estos documentos contienen información sensible que podrían poner en riesgo a la empresa y sus clientes, por ello lo mejor es que este tipo de archivos sean eliminados a través de una empresa de destrucción en sitio, que garantizará la privacidad y ayudará a reducir la contaminación, si deseas saber más de este proceso, haz clic aquí.
